主要明确几点：
先理解后报价：对买家的询盘做详细分析，勿急勿躁，快回复不一定能抓住买家的心只有优质回复才行。
不问已经告知的问题：仔细看询盘内容，千万不要再问对方已经告诉你的信息。
帮买家多走一步：换位思考，思考买家在什么场景问你这个问题，换做你，希望得到什么样的答复。
这里给大家贴一些真实采购商在我们后台反馈的问题：
It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements. I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.
*卖家似乎不仔细看我的询盘要求，那么多乱七八糟的报价把我淹死了也找不到一个按照要求写的*
The replies are not even close to what I am requesting. I am angry about this.
*回复根本不是我想要的，我很生气*
You people pay no attention whatsoever as to what I requested. Nor do you reply to specific requests as per my recent e-mail to Bill Xu. You are about as useful as a cockroach in a kitchen
*你们的人根本不关注我索要的是什么信息，你们就像厨房的蟑螂一样无用*
The companies are not reading what I need correctly. Not even looking at my website I sent for clarification.
*这些公司都不仔细看我写了什么，也从不看我的网站来明确我的意思*
理解是沟通的基础，仔细看懂询盘的问题和需求比及时回复更重要。
明确买家需求之后，第三步我们要做的是对这条询盘进行分解。
千万不要着急，急着回复觉得买家一定会为你的快速回复买单，其实不然。勿急勿躁，真正花点时间静下来好好分析下买家的询盘，再提笔回复他。
下面汇总了一些买家的询盘中可能提到的需求分类：
1. 目标价格
2. MOQ(最小起订量)
3. OEM/ODM
4. 是否允许寄样
5. 颜色/尺寸等产品额外要求
6. 语言问题(是否需要支持其他语种，尤其是产品说明书)
7.出口经验要求
8.证类
9. 付款方式
10. 物流问题
11. 公司资质要求
针对寄样，建议如下：
(1)如果客户第一封信就问你要样品，最好考虑清楚再给予回复。
这个买家是否只是想要一个样品罢了，之前有和你咨询过非常专业的产品信息，是否有强烈的购买欲望?此类客户可以选择不寄。但是若买家说愿意付快递费，也可以考虑，没那么多极品买家只为了一个样品而付快递费的，是否真的是想要样品来测试下产品质量。或者咱们也可以建议先拍照，或者拍摄产品视频传给买家去看，等确实满意之后再做决定。当然，若贵公司确实较为雄厚，也可不错过任何贸易机会。
(2)买家觉得你寄送的样品较差
之前沟通都不错，而一旦寄样之后，买家觉得可能样品较差的时候该怎么把握卖家呢?首先需要明确是你的产品本身的质量问题，还是说样品在运输过程中导致破损。如果是前者试着和买家谈判是否哪一方可以做妥协，而如果是后者则建议再次寄样或者和买家解释清楚，拍前后照片给买家，赢取买家信任。
第四步其实是最关键的一步，拿到询盘的激动，分析询盘的仔细，回复询盘时候就显得异常紧张了，因为之前你所有步骤的努力就靠这一步来传递了，成败在此一举，加油!
回复询盘时候需要关注以下几点：
1. 查看是否明确买家目的
2. 检查邮件语言是否啰嗦
3. 查看回复内容结构是否完整
4. 价格和产品是否已经考虑同行竞争
5. 是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间
6. 你的产品行业专业度够了吗?
7. 一个询盘究竟多久回复较合适
8. 如何写邮件标题
自家优势可以体现在以下几点：
l 发货期快
l 价格有绝对的优势
l 有多年生产或外贸经验
l 有参加买家当地的展会，或业内知名展会，
l 有自己的研发团队
l 有跟知名品牌或企业合作
l 有证，品质有保证
l 提供OEM,个性化定制服务
买家询盘时效需求：
1. 希望卖家快速回复：24小时/48小时，至少3天内回复，不然3天后可能已经找到其他卖家了。
2. 更愿意选择在线的沟通方式
3. 希望平台直接规定卖家必须3天内回复
卖家如何优化：
1. 尽可能24小时回复外贸邮件和询盘
2 . 用自己个人邮箱没关系，但是得记得邮箱同步啊
3 . 常登陆更新查看(一周两次总得有吧)
4 . 绑定移动通讯工具，及时联系
邮件的标题也非常重要，以下列举几个注意事项：
1. 邮件标题用客户名称与供应商名称
譬如: To David McIntyre from Kevin Wang, 或者 To JC Penny from Blue Sun Company. To…From…结构的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人，此外如果是回复询盘的邮件小编倒是不建议更改太多标题内容，买家对自己发的询盘多少有点印象。
2. 邮件标题用产品报价
譬如: Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian 这个标题清晰明了，买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候，需要小心了，可以调整否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。
3. 邮件标题用客户求购的产品名称
譬如：Model 123 digital photo frame in European Market, 或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs这个邮件标题既能够突现买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。
以上只是初次询盘的回复，那么回复发完之后外贸员是否就坐享其成了呢?不然，订单可没这么快能到手哦，所以我们后续的跟进也非常重要。
是不是买家在3天内回复你才是代表你就有戏了?其实不然，只能说明老外有及时查看邮件的习惯。
但是，不乏一些国家的买家自己平时非常忙，尤其如果前期买家已经和你沟通了许多，贸易也走了很多环节的时候，千万不要着急，这么长时间的沟通后，客户应该不会轻易推翻一切重来。
买家不回复你可能是没有及时打开邮箱，或者暂时比较忙安排其它事情优先，这种情况下建议是对客户表示理解，建议如果长期没收到可再发一封信问一下邮件没有收到答复是不是其它事情比较忙，或者真的就被系统过滤了也不一定，可在信里告诉卖家你会继续等候客户的进一步消息，如果只顾催单反而可能有反作用，过犹不及!
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